Protezione dei dati

Sistema di Whistleblowing Il presente portale di whistleblowing è messo a disposizione da Forma-Tec S.r.l. ed è utilizzabile anche per l’invio di segnalazioni riferite a MIDA Consulting S.r.l., ciascuna per quanto di rispettiva competenza. Le informative sul trattamento dei dati personali adottate da Forma-Tec S.r.l. e da MIDA Consulting S.r.l. sono disponibili sui rispettivi siti internet istituzionali, nella sezione Privacy richiamata nel footer. 1. Finalità e ambito del trattamento La seguente sezione contiene informazioni sulla raccolta, sul trattamento e sull’utilizzo dei dati personali nel contesto del sistema di whistleblowing. Si invita a leggere attentamente la presente informativa prima di inviare una segnalazione. Il sistema di whistleblowing Trusty è utilizzato per ricevere ed elaborare, in modo sicuro e riservato, segnalazioni relative a sospette violazioni, illeciti o comportamenti non conformi a danno dell’organizzazione. 2. Base giuridica del trattamento Il trattamento dei dati personali nell’ambito del sistema Trusty si fonda sul legittimo interesse dell’organizzazione a: rilevare e prevenire violazioni di norme interne o disposizioni di legge; prevenire danni patrimoniali, reputazionali o rischi di responsabilità. Qualora la segnalazione riguardi un dipendente o collaboratore, il trattamento è inoltre finalizzato alla prevenzione di reati o altre violazioni connesse al rapporto di lavoro. 3. Gestione del sistema e sicurezza dei dati Il sistema di whistleblowing Trusty (applicazione, pagine web e database) è gestito da Trusty AG, Bösch 82, 6331 Hünenberg, Zug, Svizzera, per conto dell’organizzazione. Il database è crittografato e ospitato su server virtuali collocati in un data center ad alta sicurezza situato nell’Unione Europea. I dati e le informazioni personali sono accessibili esclusivamente a soggetti autorizzati dall’organizzazione, per le sole finalità di gestione della segnalazione. Trusty AG non ha alcun diritto sui dati trattati; il personale incaricato può accedere al database esclusivamente per esigenze di manutenzione tecnica. La titolarità dei dati e le responsabilità giuridiche restano sempre in capo all’organizzazione. L’eventuale comunicazione dei dati a terzi, incluse autorità di polizia o autorità di controllo e regolamentazione, avviene esclusivamente sotto la responsabilità dell’organizzazione e nei limiti consentiti dalla legge. 4. Dati personali trattati L’utilizzo del sistema di whistleblowing è volontario. Possono essere raccolti e trattati i seguenti dati personali: nome, indirizzo e-mail, numero di telefono e rapporto con l’organizzazione, qualora il segnalante scelga di rivelare la propria identità; se del caso, nominativi e altri dati personali delle persone segnalate; se del caso, nominativi e altri dati personali di soggetti informati sui fatti segnalati. Tutte le comunicazioni tra il browser del segnalante e la piattaforma Trusty sono protette mediante crittografia SSL. Non vengono registrati né memorizzati: indirizzi IP; timestamp; altri metadati idonei a identificare il segnalante. Per la gestione della sessione viene utilizzato un cookie temporaneo contenente esclusivamente l’ID di sessione, che si cancella automaticamente alla chiusura del browser. È inoltre utilizzato un cookie HTTP con stringa casuale, con finalità di sicurezza, che scade entro due ore. 5. Allegati e anonimato In fase di invio della segnalazione o di comunicazioni successive, è possibile allegare documenti. Si informa che i file allegati possono contenere metadati o informazioni nascoste (es. autore del documento) idonee a rivelare l’identità del segnalante. Tali informazioni devono essere preventivamente rimosse qualora si desideri mantenere l’anonimato. Qualora la rimozione non sia possibile, si raccomanda l’invio della documentazione in formato PDF o cartaceo all’indirizzo dell’organizzazione, indicando il codice identificativo (username) assegnato al termine della procedura di segnalazione. 6. Conservazione dei dati e diritti dell’interessato I dati personali saranno conservati e trattati conformemente alle policy interne dell’organizzazione per il tempo necessario alla gestione della segnalazione, allo svolgimento di eventuali indagini e, se del caso, all’adozione di misure o sanzioni. L’interessato ha diritto di: accedere ai propri dati personali; riceverli in formato elettronico strutturato; chiederne la rettifica; richiedere la limitazione del trattamento. Il diritto alla cancellazione è limitato dal legittimo interesse dell’organizzazione alla gestione della segnalazione, come sopra descritto. Per ulteriori dettagli si rinvia alle informative sul trattamento dei dati personali e alle policy privacy pubblicate sui siti internet di Forma-Tec S.r.l. e MIDA Consulting S.r.l., accessibili dalla sezione Privacy del footer.